No âmbito do evento ‘Document Contact Center – Document Management & Worklow’, organizado pelo Portal Centro de Contacto em conjunto com a Xerox, teve lugar nas instalações da Xerox, no final de Maio, o ciclo de Workshops dedicados à temática ‘Da Gestão Documental e Soluções de Workflow aos Centros de Contacto Documental e Serviços de Business Communication Novos conceitos e visões e metodologias emergentes’ .
O evento reuniu em dois Grupos de Trabalho distintos (Sessão da Manhã e Sessão da Tarde) representantes da Xerox e uma plateia de interessados nas questões actuais da Gestão Documental para a Administração Pública.
A sessão da Tarde contou ainda com a presença de Pedro Pereira, responsável pela área de Gestão Documental do IEFP Instituto do Emprego e Formação Profissional. Este especialista apresentou a sua experiência profissional no projecto de implementação de um Sistema de Gestão de Documentos no IEFP . Na sua opinião, perante o exagerado número de documentos que proliferam em muitas instituições públicas, há situações em que é «mais interessante manter a documentação de suporte original do que proceder à transferência de todos os processos».
Durante a manhã, os principais temas abordados no âmbito da discussão sobre Gestão Documental para a Administração Pública foram a avaliação das necessidades nos fluxos de trabalho; a integração de sistemas; as componentes de formação e motivação dos recursos humanos e a adaptação/redefinição dos sistemas às instituições.
Na sessão da tarde, a experiência da Xerox nesta matéria serviu de mote à análise das vantagens e desvantagens da digitalização, por um lado, e da microfilmagem, por outro. Em foco, estiveram também a problemática da segurança na gestão documental incluindo na necessidade de libertação de espaço e a questão dos avultados investimentos necessários nesta área.
Os workshops para a administração pública promovidos pelo Centro de Contacto e Xerox proporcionaram aos presentes uma partilha de experiências entre serviços e departamentos de diversas entidades públicas.
Gabriela Costa
2003-06-12
Centro de Informação-ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA