«A Administração Pública deve definir, adoptar, concretizar e explicitar publicamente a sua arquitectura Organizacional». Esta é a primeira de oito conclusões alinhadas pelo grupo de trabalho convidado pela APDSI para a realização do estudo Engenharia Organizacional na Administração Pública.
O documento, apresentado publicamente no dia 6 de Junho, em Lisboa, na presença do Presidente da República, Jorge Sampaio, «analisa e fornece um conjunto de conselhos práticos para ajudar a garantir o sucesso dos esforços de modernização da AP , partindo da necessidade de dar a conhecer o modo de funcionamento dos processos da Administração Pública a nível interno e externo.
O grupo de trabalho, coordenado por José Tribolet, considera que a adopção das melhores práticas e a exigência de saber quem faz o quê são questões essenciais para tornar governável a grande organização que é a AP e poder articular as suas principais componentes (arquitectura de processos, arquitectura das entidades informacionais, arquitectura dos serviços e arquitectura tecnológica e aplicacional) produzindo uma mudança eficaz.
A par com esta primeira conclusão o grupo alinha a necessidade de regulação, que deverá estender-se a vários níveis e ser implementada por instâncias técnicas especializadas, e sugere a criação de um Corporate Board composto por elementos internos e externos à AP que assegurem o alinhamento dos processos que resultam nos produtos e serviços prestados à sociedade e os Sistemas de Informação, que suportam esses processos.
Este organismo, com funções de governação da Arquitectura Organizacional da AP, deverá estruturar as suas actividades sob a forma de programas de médio e longo prazo e contribuir para clarificar a missão de cada organismo da AP por forma a que sejam claras as suas competências e tornada possível a análise de redundâncias nos vários organismos.
O grupo de trabalho acredita que o aumento da transparência de processos deve ser acompanhado de um esforço acrescido de monitorização da conformidade da AP à sua arquitectura organizacional, trabalho que deverá ser assegurado por auditores externos.
A responsabilização dos elementos de topo pela conformidade da sua organização às competências que lhe foram definidas e ao modelo de funcionamento vigente é o penúltimo dos conselhos do grupo. Os dirigentes devem ser responsabilizados pela qualidade, fiabilidade e segurança da informação gerada e administrada sob a sua tutela, sumaria o documento que apela ainda para a formação generalizada na AP (por forma a garantir a compreensão dos objectivos da mudança a todos os níveis) e para o fomento das comunidades de prática na AP focalizadas na operacionalidade e optimização dos principais processos da AP .
A apresentação do estudo, que decorreu na Torre de Belém, com o presidente da República, Jorge Sampaio, na audiência, contou ainda com uma apresentação de João Catarino Tavares, presidente do conselho de direcção do Instituto de Informática, que detalhou os principais objectivos do SIGRAP Sistema de Informação de Gestão de Recursos da Administração Pública , uma ferramenta fundamental para a operacionalização da gestão dos recursos públicos, considerou.
Este programa estruturante, aprovado por despacho do Ministério das Finanças no ano passado, procura colmatar as lacunas do anterior Sistema de Informação da Administração Financeira do Estado, ganhando nova abrangência em áreas como os recursos humanos e o património, que se juntam à tradicional área financeira. O programa procura pela primeira vez integrar os vários SI da AP num mesmo universo de gestão».
Fonte: APDSI
2005-06-14
Centro de Informação-ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA
Em Foco – Opinião