Todo tipo de entidades formativas y las empresas interesadas en mantener y tener informados a sus empleados en este proceso de formación continua son susceptibles de implantar una solución de eLearning.
La selección de la mejor oferta, apoyada por el desarrollo adecuado de la RFP (Request for Proposal) dota al proceso de mayores garantías de éxito.
Consciente de las grandes posibilidades que para cualquier organización tiene optar por una solución de formación eLearning y las complejidades que ello conlleva, Synotion Management, compañía europea independiente, especializada en la implementación y desarrollo de estrategias de Gobierno de TI y de gestión de procesos de Outsourcing en organizaciones públicas y privadas, se ha propuesto ayudar a estas compañías ofreciendo su experiencia como gestor de este tipo de proyectos. En este sentido, desde Synotion España se facilitan una serie de pautas sobre aquellos elementos que las empresas deben tomar en consideración a la hora de elegir e implantar una solución eLearning.
Planteamiento inicial y ventajas del eLearning
Todo tipo de entidades formativas y aquellas empresas que deseen mantener y tener informados a sus empleados en este proceso de formación continua son susceptibles de implantar una solución de eLearning. Sea cual sea la organización, y como paso previo a cualquier elección, desde ésta se necesita plantear qué se busca a través del eLearning y cuáles son las ventajas reales de este tipo de plataformas. Así, el eLearning podría plantearse como un complemento a lo que sería la formación presencial (lo más habitual), como un canal alternativo de contacto con los alumnos, que es como nació en las escuelas de negocios, o como medio para facilitar la interactividad entre profesor y alumno a través de facilidades como el chat o los foros.
Sea cual sea el planteamiento las ventajas son numerosas, tanto para el alumno, que ahora dispone de mayor flexibilidad para organizar mejor su tiempo, como para la empresa, que logra integrar a sus empleados en un proceso de formación continua, explica Cristian Verdaguer, Interim Manager de Synotion España, Una solución de eLearning, asimismo, permite que las entidades formativas amplíen su target de mercado, con todos aquellos alumnos que por la razón que sea no puedan beneficiarse de una formación presencial, así como una mayor trazabilidad, pudiendo seguir paso a paso en qué nivel se encuentra el alumno para poder guiarlo y hacer una tutoría más personalizada, mejorando con ello la calidad de la enseñanza.
Definición del alcance y enfoque del proyecto
Un aspecto fundamental en el proceso de implantación de una plataforma de eLearning reside en tener claramente definido el alcance y enfoque del proyecto, entendiendo como tales los objetivos a cubrir por la plataforma.
En una primera etapa y de diseño, se debe profundizar en los objetivos estratégicos del negocio y en las posibles modificaciones en la manera de trabajar y procesos asociados del mismo. Para ello, deben plantearse una serie de preguntas, como a quién van dirigido los servicios de la plataforma; cuál es el nivel formativo y cultura tecnológica de la audiencia; qué se persigue con la plataforma, y si pretende ser un canal complementario y/o sustituto de los actuales servicios presenciales; cómo se ha planteado la estructura conceptual del contenido de la plataforma; y si se tienen claros los itinerarios dentro de la plataforma y el posible plan de ruta de los estudiantes.
En este punto del proyecto deben considerarse las opciones de una plataforma completamente estática para consulta de documentos, frente a una dinámica e interactiva, en la que el alumno interactúe online con el administrador o tutor. Las posibilidades de esta última son múltiples, entre ellas: la realización de encuestas y consulta de gráficos; acceso a aplicaciones en otros lenguajes; realización y evaluación de ejercicios específicos; disponibilidad de soluciones de webcast on-line; archivos de vídeo y audio; chats y mensajería instantánea, gestión de aulas virtuales, accesos a calendarios electrónicos compartidos, etc. etc.
En cualquier caso, lo cierto es que una plataforma eLearning no se puede quedar en un canal estático, explica Verdaguer, no vale con colgar una serie de contenidos en Internet, sino que el organismo necesitará dedicar más recursos para que este canal funcione y el usuario pueda extraer todo el aprovechamiento a la nueva plataforma.
Trazabilidad y usabilidad de la solución
Un aspecto importante en una solución de eLearning se refiere a su trazabilidad, tanto para el alumno como para el administrador o tutor de los servicios. Respecto al alumno, se refiere a la posibilidad de que pueda consultar en todo momento la finalización de las distintas etapas del itinerario definido, conociendo qué etapas de la formación ha completado y cuáles tiene todavía pendientes, retomando tareas, etc.
En cuanto al administrador, éste debe disponer de una trazabilidad completa de la navegación del alumno y de las etapas finalizadas, pudiendo de este modo generar informes y estadísticas sobre el uso y frecuencia de la plataforma, y sobre todo, de los itinerarios completados, para poder guiar al alumno.
Otro aspecto fundamental en una solución de eLearning se refiere a su grado de usabilidad. Además, desde el punto de vista del administrador, se tiende a soluciones que faciliten la alimentación de contenidos y su actualización, sin necesidad de que intervengan en el proceso de mantenimiento del contenido perfiles técnicos.
La facilidad de personalización y administración por el administrador también debe permitir que cualquier adaptación futura no dependa del proveedor de la plataforma. De ahí la importancia de contemplar desde el principio la escalabilidad y capacidad de desarrollo futuro de la herramienta, para su adaptación a necesidades como un cambio de idioma de los contenidos o una ampliación en el número de alumnos.
La RFP como piedra angular de la selección
Una vez planteados y resueltos los aspectos anteriormente citados, es cuando llega la hora de la RFP (Request for Proposal, traducido como Petición de Oferta), por el que, en lugar de buscar productos que se ajusten a sus requerimientos, el organismo elabora un informe con sus necesidades, requisitos tecnológicos y de procesos, y lo facilita a la empresa proveedora para que ajuste su oferta a lo que el cliente demanda.
Para Synotion, la RFP se alza como la piedra angular para la buena selección, viniendo a ser como el pliego de condiciones que una entidad de la Administración emite en concursos públicos.
Aunque en los últimos años, la RFP se ha ido institucionalizando poco a poco en el mercado español como una metodología necesaria para la contratación de cualquier producto o servicio tecnológico, todavía no se ha sistematizado en el proceso de Vendor Management (Gestión de Proveedores) de las compañías, explica Cristian Verdaguer de Synotion España, la práctica más habitual consiste en estudiar el mercado y las ofertas para una necesidad concreta, y contratar el producto y/o servicio, aplicando más un planteamiento de prueba y error. Esta práctica no suele considerar al detalle las fases y planificación del proyecto, sino que se va adecuando a lo largo del proyecto de implantación las necesidades y adecuaciones pertinentes, que previamente no se habían tenido en cuenta. Además, en términos generales, no se suele considerar la dimensión global del mismo y la implicación y responsabilidades de todas las áreas funcionales de la compañía afectadas. Esto conduce a replanteamientos y reenfoques continuos del proyecto, que dificulta mucho su gestión y cumplimiento de plazos. Todos ellos son aspectos que habría que tener en cuenta tanto en la planificación estratégica del proyecto como en su concreción mediante la RFP correspondiente.
En toda esta tarea, la labor de una consultora independiente como Synotion Management resulta clave, descargando de trabajo o dando soporte al Departamento de Sistemas de Información de la empresa cliente en el planteamiento y gestión del proyecto.
Junto a ello, Synotion aporta su amplio conocimiento del mercado y de los parámetros a tener en cuenta en todo el proceso de análisis e implantación de los servicios, gracias a la experiencia adquirida en proyectos de eLearning.
Fuente: Synotion Management
15-12-2006
Noticias – Notas de la Prensa