«A produtividade das empresas de TIs e telecomunicações está a ser seriamente comprometida pela sobrecarga de email». Um estudo recente realizado pela Xerox Global Services revela que «os gestores da indústria de TIs e telecomunicações utilizam o email de forma mais segura para conduzir o negócio que os seus semelhantes, em outros sectores, influenciando a produtividade, capacidade de armazenamento do servidor e a competitividade das organizações».
O estudo, realizado junto de cerca de 500 gestores de um conjunto de indústrias, detectou que os gestores de TIs e telecomunicações ficaram no topo com a média de emails no inbox de cerca de dois terços e uma média de 900 emails, recebendo 90 novos emails todos os dias comparativamente a uma média de 49, face aos gestores de outras indústrias.
O estudo indica que os gestores de TIs e telecomunicações têm uma certa relutância em atender o telefone, mesmo em circunstâncias onde seria mais favorável, afirma Amanda Abernethy, directora geral da Xerox Global Services, no Reino Unido. Uma esmagadora maioria de 77% de inquiridos admitiu que ao contactar alguém internamente ou externamente, será mais fácil contactar via email. Esta situação vai gerar um vasto número de mensagens e adiciona horas desnecessárias ao tempo dispendido para as gerir, especialmente em comparação com outras industrias que preferem utilizar o telefone.
O estudo detectou que as empresas de TIs e telecomunicações podem fornecer mais facilmente acesso a ferramentas de trabalho conjunto, permitindo que apenas 20% dos emails no inbox tenham anexos comparativamente com uma média de 35% .
Contudo, os mesmos gestores estão menos inclinados para ver uma má gestão do email do que terem um efeito prejudicial na capacidade do servidor. Os gestores de TIs e telecomunicações despendem em média 1,5 horas por dia, equacionando as 350 horas de trabalho por ano a gerir os seus emails .
Apenas porque o email é uma tecnologia conveniente, não significa que as empresas não possam trabalhar mais eficientemente efectuando uma rápida chamada telefónica, ou utilizando repositórios de documentos conjuntos para partilhar informação, que de outra forma foram distribuídos via email, acrescenta Abernethy. Apesar dos gestores de TIs e telecomunicações terem acesso a ferramentas de partilha de informação, mais de dois terços confirmou que raramente fazem uso destas ferramentas, o que aponta para a necessidade de alterar a cultura de email deste sector.
Como resultado do estudo, a Xerox preparou um guia de orientação para uma gestão eficaz do email .
1. Seja claro com os emails , utilize o corrector ortográfico e releia sempre antes de enviar um email para certificar-se que o significado não contenha ambiguidades.
2. Se vai enviar documentos em anexo muito pesados (cerca de 100kb ) pergunte primeiro ao destinatário e utilize um detector de vírus antes de enviar.
3. Se possível, envie um link para o ficheiro armazenado no website ou na pasta partilhada, em vez de enviar um anexo.
4. Se tem de enviar um anexo, comprima o ficheiro (por exemplo, use a pasta ZIP ).
5. Certifique-se que preenche o campo do assunto com uma frase com significado quando envia um email . Irá ajudar o receptor a encontrar a mensagem no futuro. E, quando reencaminhar mensagens certifique-se que não contêm informação confidencial ou controversa.
6. Se vai enviar uma mensagem para muitas pessoas, é aconselhável utilizar o campo bcc , em vez de divulgar os endereços de email dos outros sem autorização.
7. Utilize uma estrutura lógica na pasta para guardar os emails. Se remover um documento em anexo, lembre-se que pode perder dados escondidos que podem ser úteis se tiver que utilizar novamente o documento.
8. Tente não responder desnecessariamente a todos os emails. Se receber um email que o faça sentir zangado ou ofendido, perca um pouco de tempo para compreender o verdadeiro significado do email e depois, calmamente, elabore a sua resposta.
9. Os significados das frases podem perder-se nos emails , assim evite ironias e brincadeiras, a menos que o receptor o conheça muito bem.
10. Lembre-se que existem outras formas de comunicação que funcionam tão bem como o email. Tente telefonar aos seus colegas ou pessoas associadas à sua empresa, dê-se ao trabalho de percorrer a empresa para falar com elas, em vez de estar sempre a usar o email .
Este estudo foi efectuado telefonicamente entre 6 a 15 de Julho, por uma agência que entrevistou 508 gestores da indústria Britânica, incluindo o sector público, retalho, TIs e telecomunicações, transportes e logística e serviços.
Fonte: Xerox Portugal
2004-10-11
http://www.xerox.pt
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